In der TEAMBOX werden, wie die Grafik unten zeigt KVs, Agenturrechnungen und Fremd- bzw. Out of Pocket Rechnungen für bestimmte Kostenarten erfasst. Diese Kostenarten sind wiederum mit den Leistungen, auf die die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen, verknüpft.
Dem gegenüber steht die Finanzkontrolle, die die Aufwände, Out of Pocketrechnungen sowie Eigenleistungen, dem Ertrag (der sich aus den Agenturrechnungen ergibt) gegenübergestellt.
Vom Kostenvoranschlag über die Agenturrechnung zur Finanzkontrolle Zuerst wird in der TEAMBOX ein KV erfasst, der eine Abschätzung der benötigten Leistungen inklusive eines Gewinnanteils darstellt. Während am Job gearbeitet wird, erfassen die Mitarbeiter immer wieder ihre Leistungen indem sie die Zeiterfassung durchführen.
Werden Leistungen für den Job durch Dritte erbracht, so werden die zugehörigen Eingangsrechnungen als Out of Pocket Rechnungen (wenn der Kunde nur Agenturrechnungen erhält) erfasst.
Ist der Job abgeschlossen wird eine Agenturrechnung an den Kunden gelegt. Hier ist es wichtig alle Fremdleistungen und Eigenleistungen weiterzuverrechnen, da die angefallenen Kosten sonst nicht vom Kunden gedeckt werden. Die TEAMBOX erlaubt daher Rechnungen auf Basis von KVs zu erstellen sowie OOP Rechnungen und durch Mitarbeiter erbrachte Leistungen weiterzuverrechnen.
Wurde die Agenturrechnung erstellt und definitv gesetzt, so erscheint diese in der Finanzkontrolle auf der Ertragsseite. OOP Rechnungen und Eigenleistungen scheinen als Aufwand auf. Der Erfolg wird bei den einzelnen Kostenarten, sowie beim Gesamtergebnis als Saldo dargestellt.
