Out of Pocket Rechnungen sind für alle Verrechnungsarten relevant. Bei Out of Pocket Rechnungen handelt es sich um Eingangsrechnungen, die von Ihrer Agentur für Fremdleistungen gezahlt werden. Out of Pocket Rechnungen werden dem Kunden später durch Erstellung einer Agenturrechnung, weiterverrechnet. Im Gegensatz zur Fremdrechnung trägt bei der Out of Pocket Rechnung, die Agentur das Delkredererisiko, da die Agentur die Kosten übernimmt, bis die Agenturrechnung gelegt wird.
Out of Pocket Rechnung erfassen
Im Menü Eingangsrechnung wird zunächst der entsprechenden Job ausgewählt, für den eine Out of Pocket Rechnung erfasst werden soll.
Bitte beachten Sie, dass Sie wenn Sie zu Beginn bei den allgemeinen Einstellungen ‚Ausweisen von Fremdleistungen’ aktiviert haben, können diese im KV bzw. in der Rechnung entsprechend sortiert und gekennzeichnet, ausgewiesen werden.
Mit dem Button "Neu" in der Button-Leiste öffnet sich ein weiteres Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Wenn ein Beleg (z.B.: eine gescannte Rechnung) auf die TEAMBOX gezogen wird, öffnet sich ebenfalls das Fenster zur Erstellung einer neuen Eingangsrechnung.
Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in die alle Daten für die Out of Pocket Rechnung eingetragen werden können. Im Drop-Down Menü "Rechnungsart" kann Out of Pocket ausgewählt werden.
Verrechnungsart auswählen
Im Drop-Down Menü 1) <Verrechnung> kann zwischen folgenden Verrechnungsarten für die Fremdleistung gewählt werden:
<direkt> Die <direkt> erfasste Out of Pocket Rechnung wird in der Agenturrechnung inkl. dem Positionstext als eigene Positionszeile übernommen und ausgewiesen. Positionstext und Betrag können in der Agenturrechnung bei Bedarf flexibel angepasst werden.
<indirekt> Die <indirekt> erfasste OOP Rechnung wird in der Agenturrechnung nicht als eigene Position übernommen, wodurch der Kunde diesen Rechnungsbetrag nicht sehen kann. Dies ist dann sinnvoll, wenn Sie den Betrag in einer anderen Kostenposition innerhalb der Agenturrechnung unterbringen wollen. Für interne Kontrollzwecke können Sie vermerken, dass die OOP Rechnung als Teil eines anderen Rechnungspostens verrechnet wurde. Diese Funktion dient vor allem als "Erinnerung' - man will noch mehr verrechnen, kann dies aber nicht direkt.
<keine> Eine so erfasste Eingangsrechnung soll bzw. kann nicht an den Kunden weiterverrechnet werden. Im Controlling erscheint sie dennoch als Ausgabe.
2) Ausserdem bietet die TEAMBOX ein Bemerkungsfeld in das zusätzliche Information zur Rechnung eingetragen werden können. Weiters kann auf den Texteditor und die Textbausteine zugegriffen werden.
3) Es können in einer Out of Pocket Rechnung Kosten für verschiedene Jobs erfasst werden. Diese werden dann beim jeweiligen Job verrechnet.
Wurde beim Erfassen der Firmenadresse eine Zahlungsfrist hinterlegt so wird diese automatisch im Feld "Zahlungsziel" vorgeschlagen.
Wenn Sie alle Details zur OOP Rechnung erfasst haben wird dies mit <Speichern> bestätigt.
Neben den Rechnungsdetails kann in der Spalte "Verrechnet" erkannt werden, ob die Rechnung bereits weiterverrechnet wurde:
Das grüne Kästchen in der Spalte "Verrechnet" zeigt an, dass die OOP Rechnung bereits weiterverrechnet wurde.
Ein rotes Kästchen informiert, darüber, dass die OOP noch nicht verrechnet wurde.
Ein rot-grünes Kästchen stellt Teilverrechnete OOPs dar.
Wurde bei der Verrechnungsart nicht weiterverrechnen gewählt, so wird in dieser Spalte nichts angezeigt, da diese OOP nicht an den Kunden weitergegeben werden kann.
In der Spalte "Beleg" wird ein PDF-Symbol angezeigt wenn bei der entsprechenden OOP ein Originalbeleg hochgeladen worden ist. Bitte beachten Sie, dass der File-Upload ggf. zusätzlich aktiviert werden muss und der Aufwand für die Aktivierung kostenpflichtig ist.
Nach der Anlage einer OOP ist der Status automatisch definitv. Um den Überblick zu behalten, welche Rechnungen Sie bereits bezahlt haben und welche der OOPs noch offen sind, können Sie ebenso wie bei der Agenturrechnung, den Status auf bezahlt ändern. Details dazu finden Sie im Artikel "Spezialfunktionen".
Funktionen
Storno
Neben der Möglichkeit Out of Pocket Rechnungen nachträglich zu bearbeiten, bietet die TEAMBOX auch eine Stornofunktion. Werden OOP Rechnungen falsch eingegeben, so kann mit Hilfe der Stornofunktion, die OOP Rechnung gänzlich entfernt werden ohne, dass die falsch erfasste Rechnung das Controlling beeinflusst. Dazu den entsprechenden Job auswählen, der die zu stornierende OOP Rechnung enthält. Es erscheint so eine Liste aller für diesen Job erstellten OOPs. Mit einem Klick auf den Link der zu stonierenden OOP-Rechnung wird diese geöffnet.
Hier kann in der Button-Leiste "Storno" ausgewählt werden.
Bevor Sie die Rechnung endgültig stornieren, kommt auch gleichzeitig eine Warnung, dass dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann. Optional kann auch ein Storno Text vergeben werden. Mit einem Klick auf "Ok" wird die OOP-Rechnung storniert.
Manuell auf verrechnet setzen
Eine OOP mit Verrechnungsart "direkt" oder "indirekt", die noch nicht verrechnet wurde, kann mit dieser Funktion mit einer Agenturrechnung verknüpft und damit auf verrechnet gesetzt werden.
Dazu den entsprechenden Job im Jobeselector auswählen und in dem Drop-Down Menü "Out of Pocket" auswählen. Es erscheint eine Liste aller für diesen Job erstellten OOPs. Hier nun die entsprechende OOP Rechnung, welche auf manuell verechnet gesetzt werden soll, auswählen. In der Button-Leiste nun "manuell auf verrechnet setzen" auswählen. Es kann zwischen allen Agenturrechnungen, die auf diesen Job erfasst wurden und die bereits den Status "Definitiv" oder "Bezahlt" haben, gewählt werden. Das Kommentar kann noch angepasst werden und mit einem Klick auf "OK" werden die Eingaben bestätigt. In der Übersichts Liste wird in der Spalte 'Verrechnet' nun ein grünes Kästchen angezeigt (OOP manuell verrechnet).
Hinweis: Ist die Verrechnungsart der OOP auf indirekt gestellt kann auch der Betrag geändert werden.
Out of Pocket Rechnung weiterverrechnen
Direkt und indirekt verrechenbare Out of Pocket Rechnungen werden nach ihrer Erfassung, dem Kunden in Form einer Agenturrechnung weiterverrechnet. Details zu den Verrechnungsarten sind unter Verrechnungsart auswählen zu finden.
Die TEAMBOX bietet beim Erstellen einer Agenturrechnung mit nur wenigen Klicks die Positionen einer Out of Pocket Rechnung in eine Agenturrechnung zu übernehmen.
Wählen Sie dazu im Finanzmodul im Menüpunkt "Ausgangsrechnung" den Job aus, für den die Agenturrechnung erstellt werden soll. Wählen Sie dazu im Drop-Down Menü "Agenturrechnung" aus und klicken Sie auf "Neu".
Es erscheint nun eine Eingabemaske um eine Agenturrechnung zu erstellen. Im Drop-Down Menü oben, wählen Sie aus den Spezialfunktionen "Out of Pocket verrechnen" und wählen aus der Liste jene OOP Rechnung aus die weiterverrechnet werden soll. Klicken Sie auf "Übernehmen" um die Auswahl zu bestätigen.
Die weiterzuverrechnenden Positionen der Out of Pocket Rechnung werden dann automatisch in die Agenturrechnung übernommen. Nach der Übernahme verschwindet die Out of Pocket Rechnung aus der Liste und wird als abgerechnet angezeigt. Bei aktivieren der Checkbox 'OOP Positionen einzeln übernehmen' können, wenn in einer OOP Rechnung mehrere Positionen erfasst wurden, auch Einzelpositionen in die Agenturrechnung übernommen werden.
