Der Basisfilter beinhaltet die wichtigsten Filterkriterien zur raschen Erstellung Ihrer Aktivitätenliste. Alle Filterfenster, für die Sie eine Einschränkung vorgenommen haben, werden mit einem grünen Rahmen hervorgehoben.
Jobauswahl
Eine detaillierte Beschreibung der Jobauswahl finden Sie im Kapitel Jobauswahl
Aktivitätsstatus
Wie oben beschrieben werden Aufgaben, Arbeitspakete sowie Meilensteine unter dem Begriff Aktivitäten zusammengefasst. Im Filter „Aktivitätsstatus“ definieren Sie, welche Aktivitäten angezeigt werden sollen.
Grundeinstellungen: Offene Aktivitäten
Standardmässig ist der Filter so eingestellt, dass alle offenen Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine angezeigt werden. Selbstverständlich können Sie diese Vorauswahl jederzeit anpassen. Mit den Tastaturpfeilen und „Enter“ oder mittels Mausklick bestätigen Sie die neue Auswahl. Um zur Grundeinstellung zurückzukehren klicken Sie auf das kleine "x" rechts neben der gewählten Option.
Phase
Wenn beim erstellen eines Jobs Phasen hinterlegt wurden so können diese in dem Drop-Down Menü "Phase" ausgewählt werden.
Aktivitätsstatus
Alle
Zeigt alle erledigten und unerledigten Arbeitspakete, Aufgaben und Meilensteine
Offen
Nur unerledigte Aktivitäten werden aufgelistet (Grundeinstellung)
Erledigte
Zeigt nur erledigten Aktivitäten an
Meilenstein - alle
Ausgabe aller Arbeitspakete, die als Meilenstein gekennzeichnet wurden (offene und erledigte) inklusive der zugeordneten Aufgaben
Meilenstein - offen
Zeigt alle noch nicht erledigten Meilensteine inklusive der dazugehörigen offenen Aufgaben an
Meilenstein - erledigt
Ausgabe der erledigten Meilensteine samt zugeordneter Aufgaben
Tipp: Wollen Sie Aufgaben nicht ausgeben, können Sie dies im erweiterten Filter definieren.
Verantwortlich
Für jedes Arbeitspaket, jeden Meilenstein und jede Aufgabe sollte ein Verantwortlicher definiert werden. Daher ist auch eine Filterung nach „Verantwortlich“ möglich. Zur Auswahl stehen hier alle aktiven Mitarbeiter, sowie am Beginn der Liste „KUNDE“ (Aktivitäten, die dem Kunden zugewiesen wurden) und „ICH“ (Aktivitäten, für die Sie zuständig sind). Darüber hinaus können in der Administration noch weitere Stakeholder angelegt werden, denen Aktivitäten im Projektmanagement zugewiesen werden sollen (zB Lieferanten).
Damit können Sie Ihre Projekte noch genauer und realistischer planen (Details dazu finden Sie im Kapitel "Admin").
Selektion und Deselektion der Verantwortlichen
Es stehen mehrere Möglichkeiten für die Selektion des Verantwortlichen zur Verfügung. Öffnen Sie das Drop-Down Menü mittels Klick auf den Pfeil rechts aussen. Navigieren Sie nun mit der Maus oder mit den Tastaturpfeilen an die gewünschte Stelle und bestätigen Sie Ihre Auswahl mittels Klick auf den Namen oder mit „Enter“.
Sie können beliebig viele Verantwortliche auswählen.
Das Feld bietet auch eine Suchfunktion: Geben Sie einfach den Vor-/Nachnamen oder das Mitarbeiterkürzel ein und selektieren Sie danach den gewünschten Mitarbeiter mittels Mausklick oder „Enter“.
Möchten Sie einen Verantwortlichen wieder aus dem Filter entfernen, bewegen Sie einfach Ihren Mauszeiger auf das zu entfernende Kürzel. Dieses wird rot durchgestrichen angezeigt. Klicken Sie dieses an, so wird es aus dem Feld entfernt und in der Filterung nicht mehr berücksichtigt.
Um die gesamte Auswahl zu löschen, klicken Sie auf das "x" rechts aussen.
„Und-“ bzw. „Oder-Verknüpfung“ bei Filtern
Beachten Sie bei der Selektion mehrerer Mitarbeiter im Filter „Verantwortlich“, dass es sich dabei um eine „Oder-Verknüpfung“ handelt. Ausgewertet werden alle Aktivitäten, für die z.B. die Mitarbeiter Muster oder Novotny oder Heinrich verantwortlich sind.
Zwischen den verschiedenen Filtern wirkt hingegen eine „Und-Verknüpfung“: Alle Kriterien müssen auf eine Aktivität zutreffen, damit diese angezeigt wird (z.B. alle Aktivitäten des Jobs „Blog“, die „Offen“ sind und für die „Bernd Muster“ verantwortlich ist).
Textsuche
Als weitere Filtermöglichkeit steht Ihnen die Textsuche zur Verfügung. Es wird innerhalb des Arbeitspaket-Titels (1), der dazugehörigen Beschreibung (2), sowie innerhalb der Aufgabenbezeichnung (3) nach dem Wort bzw. Wortteil gesucht.
Die Gross- und Kleinschreibung sind bei der Suche nicht zu beachten.
Zurücksetzen des Filters und erweiterter Filter
Um die getätigten Filtereinstellungen zurückzusetzen und zu den Grundeinstellungen zu gelangen, klicken Sie auf das Häuschen Symbol rechts oben.
Zum erweiterten Filter gelangen Sie über das Symbol mit dem Pfeil rechts vom . Um vom erweiterten Filter zum Basisfilter zurückzuwechseln, klicken Sie erneut auf das Symbol. Details zu den erweiterten Filteroptionen finden Sie unter Erweiterter Filter
Einzelne Spalten nicht anzeigen
Um die Zahl der angezeigten Spalten zu reduzieren, bietet das Projektmanagement zwei Möglichkeiten abhängig davon ob Sie die Spalten lediglich nicht anzeigen wollen oder generell nicht benötigen/befüllen.
Beim Startdatum für Aktivitäten und der Uhrzeit handelt es sich um optionale Eingaben, die in der Administration deaktiviert werden können.
Alle Spalten können grundsätzlich nach Bedarf ein- und ausgeblendet werden. Klicken Sie dazu auf das kleine Kästchen rechts neben dem Spaltentitel. Es erscheint anschliessend ein Drop Down. Klicken Sie auf "Spalten" um die gewünschten Spalten ein- bzw. auszublenden. Im Beispiel wurde die Spalte "Wer" bereits ausgeblendet. Dies ist daran zu erkennen, dass vor dem "Wer" kein Symbol angezeigt wird.
Spaltenanordnung anpassen
Sie haben auch die Möglichkeit die Anordnung der Spalten Ihren Bedürfnissen entsprechend anzupassen. Klicken Sie dazu auf den Titel der Spalte, die Sie verschieben möchten und ziehen Sie diese auf die Spalte neben der diese angeordnet sein soll.
Ändern Sie die Anordnung so wird diese Änderung gespeichert und steht auch beim nächsten Aufrufen wieder zur Verfügung. Änderungen werden allerdings nur pro User und nicht für die gesamte Agentur übernommen.
Spaltenbreite anpassen
Die Spaltenbreite aller Spalten kann bei Bedarf angepasst werden. Klicken Sie dazu rechts auf die Trennlinie neben dem Spaltentitel. Es werden dadurch zwei vertikale Linien mit Pfeilen nach links und nach rechts angezeigt. Damit können Sie die Spaltenbreite durch Ziehen nach rechts vergrössern und nach links verkleinern.
