Erfassung auf Agentur: für Erfassung von internen Leistungen (z. B. Meetings oder Arztbesuche) (Nr. 3 im Screenshot)
Erfassung auf Jobs: für die Erfassung von auf Jobs bezogenen Leistungen (z. B. Grafikdesign oder Beratung) (Nr. 4 - 7 im Screenshot)
Die einzelnen Felder können sowohl mit der Maus, als auch mit der Tastatur (Tab- oder Pfeiltasten) angewählt werden. Nach jedem gespeicherten Zeiteintrag springt der Cursor automatisch wieder in die Jobsuche, um auf rasche Weise sofort oder später Zeit auf den nächsten Job erfassen zu können.
Anwesenheitserfassung (Nr. 8 im Screenshot):
Erfassung der Zeit zu welcher der aktuelle Arbeitstag beginnt (Kommt)
Erfassung von 1 - 2 Pausen
Erfassung der Zeit, zu der die Agentur oder Firma verlassen wird (Geht)
Abwesenheiten: Hier werden eventuelle Abwesenheiten angezeigt. Wenn an diesem Tag keine Abwesenheiten eingetragen wurden, steht hier "Keine Abwesenheiten". Mehr Information dazu finden Sie unter Abwesenheiten.
Nicht abgeschlossene Tage: Bei aktivierter Abschlusskontrolle sind die noch nicht abgeschlossenen Tage gelb hinterlegt, abgeschlossene Tage grau, Offdays und Ferien weiss, der jeweils ausgewählte Tag blau und Feiertage weinrot.
Erfassung auf Agentur: Hier werden die nicht verrechenbaren Leistungen (interne Leistungen, die keinem Job zugeordnet sind) eingetragen.
Kundenliste: Es kann Kunde > Bereich > Job ausgewählt bzw. auch jeweils danach gesucht werden. Eventuell hinterlegte Aktivitäten, Leistungen und Tarife können hier ausgewählt werden.
Favoriten: Mit dem Stern Symbol gibt es einen Schnellzugriff auf die letzten Jobs, auf die erfasst wurde.
Stoppuhr: Damit kann die Zeit, die für eine bestimmte Tätigkeit benötigt wird, mitgestoppt werden. Klick auf die Stoppuhr wenn mit der Tätigkeit begonnen wird oder auch um diese wieder zu stoppen. Diese läuft auch weiter, wenn in einem anderen Bereich der TEAMBOX gearbeitet wird. Die gestoppte Zeit kann auch überschrieben werden.
Textfeld: Kann in der Admin unter Leistungsadmin pro Leistung als Pflichtfeld definiert werden und jederzeit optional verwendet werden.
Anwesenheitszeit: Die TEAMBOX bietet die Möglichkeit die Anwesenheit von - bis, sowie Pausen einzutragen. Sollen weitere Pausen erfasst werden, muss die Checkbox neben "Weitere Pausen"aktiviert werden. Wenn die Anwesenheitszeit Mitternacht überschreitet, dann wird von der TEAMOBX vorgeschlagen, dass die Zeit nach Mitternacht am nächsten Tag eingetragen wird. Die TEAMBOX überprüft auch, ob die erfasste Anwesenheitszeit mit den erfassten Leistungen übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall gibt die TEAMBOX eine Warnung aus und das Abschliessen des Tages ist erst möglich, wenn die Summe der Leistungen mit der Anwesenheitszeit übereinstimmen.
Erfasste Leistungen: Alle erfassten Zeiten des Tages werden tabellarisch zusammengefasst und summiert. Spalten können auch ausgeblendet oder individuell sortiert werden.
Editieren bereits erfasster Leistungen: Durch Auswahl der entsprechenden Zeile werden die Daten oben in den einzelnen Feldern wieder eingetragen und so editierbar gemacht. Ausserdem kann nach Klick auf eine Zeile auch der gesamte Eintrag gelöscht werden
Eintragen: Um die erfassten Leistungen zu speichern. Im Anschluss werden Sie tabellarisch dargestellt. Ein Eintrag kann auch durch Klick auf die Checkbox mit dem grünen Häkchen gespeichert werden.
Abschliessen: Nachdem alle Leistungen für den gewählten Tag erfasst wurden, muss der Tag abgeschlossen werden, damit die TEAMBOX ab dem Folgetag nicht an die Zeiterfassung erinnert. Dieser Button ist nur aktiviert, wenn die Abschlusskontrolle in den Mitarbeiter-Adressdaten aktiviert ist.
Zeiterfassung für andere Mitarbeiter
Sofern über die entsprechenden Berechtigungen verfügt wird, können auch Arbeitszeiten für andere Mitarbeitende erfasst, bearbeitet und abgeschlossen werden. Dazu bei "Zeiterfassung für ... " im Dropdown Menü den gewünschten Mitarbeitenden auswählen. Die Erfassung funktioniert wie oben beschrieben.
Kalkulierte Stunden:
Ein Balken mit Ampelfunktion zeigt an, wie viele Stunden im KV für den jeweiligen Tarif kalkuliert und wieviele Stunden bereits erfasst wurden.
Bei Interesse der Aktivierung dieser Zusatzfunktion bitten wir um Kontaktaufnahme mit intevo.websolutions.
Die TEAMBOX erinnert jeweils am darauffolgenden Tag daran, dass ein oder auch mehrere Tage noch nicht abgeschlossen wurden. Die Erinnung im aktuellen Fenster der TEAMBOX als Pop-Up rechts oben.
Mit einem Klick auf den unterstrichenen Text gibt es eine direkte Weiterleitung zur Zeiterfassung, um die nicht abgeschlossenen Tage dort nachzutragen. Wenn die Zeit nicht gleich erfasst werden soll, kann die Erinnerung weggeklickt werden. Solange der oder die Tag/e nicht abgeschlossen werden, erscheint die Erinnerung alle 15 Minuten wieder.
Die Erinnerungsfunktion kann mit den entsprechenden Benutzerrechten für jeden Mitarbeitenden aktiviert oder deaktiviert werden.
Zeiteinträge auf anderen Tag verschieben
Es gibt die Möglichkeit, einen am falschen Tag erfassten Zeiteintrag nachträglich auf den richtigen Tag zu verschieben.
Hierzu auf einen bestehenden Zeiteintrag in der Vergangenheit klicken. Nun erscheint in der Button-Leiste ein Button <Verschieben>. Mit einem Klick auf <Verschieben> erscheint eine Bubble in der das Datum, auf den der Zeiteintrag verschoben werden soll, eingetragen werden kann. Mit Klick auf 'OK' wird das ganze bestätigt. Zu Beachten:
Bei dem Verschieben muss der gewählte Tag in der Vergangenheit liegen bzw. heute sein. Es können keine Zeiteinträge für die Zukunft angelegt werden.
Ist der gewählte Tag bereits abgeschlossen, wird der Zeiteintrag nur darauf verschoben wenn die Berechtigung "bereits abgeschlossene Tage bearbeiten" gesetzt ist.
