Zur Anlage eines neuen Ereignisses haben Sie folgende Möglichkeiten.
Über den + Button oben links
Direkt im Kalender: In jedem Feld des Kalenders ("Ganztägig", "Vormittags", "Nachmittags") befindet sich rechts oben ein kleines +, über das mit Klick die Eingabemaske geöffnet wird.
Eingabemaske Tippen Sie nun die gewünschten Daten in die Eingabemaske ein und bestätigen Sie diese mit "Anlegen".
Titel
Hier vergeben Sie für das Ereignis einen Namen, der später im Kalender angezeigt wird.
Mitarbeiter
Wählen Sie durch Selektion der entsprechenden Checkbox aus, welche Mitarbeiter an dem Ereignis teilnehmen sollen.
Alle: Alle Mitarbeiter sollen an dem Ereignis teilnehmen.
Ich: Das Ereignis wird Ihnen zugeteilt.
Privat: Das Ereignis wird als privat gekennzeichnet. Nur Sie haben das Recht das Ereignis zu sehen, zu bearbeiten oder zu löschen. Alle anderen Kollegen sehen lediglich, dass Sie zu der betreffenden Zeit privat belegt sind, sehen jedoch keine weiteren Details.
Gesamte Abteilung: Möchten Sie eine gesamte Abteilung an einem Ereignis beteiligen, aktivieren Sie bitte links neben der gewünschten Abteilung das Kontrollkästchen.
Einzelne Mitarbeiter: Wollen Sie nur bestimmte Mitarbeiter zu diesem Ereignis einladen, stehen Ihnen dazu zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Sie klicken direkt auf den unterstrichenen Abteilungsnamen und wählen jene Mitarbeiter aus, die Sie einladen möchten.
Aktivieren Sie die Checkbox neben dem Abteilungsnamen und klicken Sie dann direkt auf den Abteilungsnamen. Anschließend können Sie jene Mitarbeitern deselektieren, die an dem Ereignis nicht teilnehmen sollen.
Externe Teilnehmer: Geben Sie hier die/den Namen des/der externen Teilnehmer ein.
E-Mail-Einladung: Durch eine Eingabe unter 'Personen einladen', können Sie an beteiligte Personen eine E-Mail Einladung versenden, die diese dann in ihren Kalender (zB iCal oder Outlook) übernehmen können. Geben Sie dazu in das erste Eingabefeld den Namen der Person ein. Ist die Person im Modul ADRESSEN inkl. E-Mail Adresse gespeichert, wird automatisch die E-Mail Adresse im zweiten Feld eingefügt. Die E-Mail Adresse kann aber auch frei eingegeben bzw. überschrieben werden. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf das grüne "+". Bei Bedarf können Sie noch weitere Personen per E-Mail Versand über den Termin informieren.
Wollen Sie einen Kontakt wieder aus der Liste mit den E-Mail-Einladungen entfernen so klicken sie auf das Mistkübel-Symbol.
Datum
Zur Eingabe des gewünschten Datums haben Sie folgende Möglichkeiten:
Wählen Sie das gewünschte Datum über das kleine Kalendersymbol (Tageskalender) aus,
geben Sie das Datum direkt in die Eingabefelder ein oder
stellen Sie mit Hilfe der Pfeile (rechts neben den Datumseingabefeldern) das Datum ein.
Möchten Sie ein Ereignis erstellen, welches sich über mehrere Tage erstreckt, so klicken Sie bitte auf den grauen Pfeil neben dem Eingabefeld für das Jahr. Eine zweite Eingabezeile erscheint, in der Sie das Enddatum des Ereignisses eingeben können. Möchten sie das Enddatum wieder entfernen, so klicken Sie nochmal auf den grauen Pfeil.
Zeit
Wählen Sie mittels Dropdown Menü aus folgenden Möglichkeiten:
ganztags - 08:00 bis 18:00
vormittags - 08:00 bis 12:00
nachmittags - 12:00 bis 18:00
freie Eingabe - geben Sie hier direkt die Beginn- und Endzeit ein
Wiederholung
Bei sich wiederholenden Ereignissen können Sie durch Klick auf "ändern" die Regel festlegen, wann und wie oft diese Wiederholung im Kalender berücksichtigt werden soll. Sie können hier tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Wiederholung auswählen.
Ort
Grundsätzlich ist bei firmeninternen Ereignissen keine Ortsangabe notwendig. Wird eine Ortsangabe eingefügt, erhalten Sie eine zusätzliche Checkbox, in der Sie festlegen können, ob das Ereignis "extern" ist. Bei externen Ereignissen ab drei Stunden wird der entsprechende Mitarbeiter in der Abwesenheitsliste (Modul "MITARBEITER") als abwesend angezeigt.
Auch im Kalender sind externe Ereignisse auf einen Blick erkennbar, denn ein Ereignis, das extern stattfindet, wird vor dem Ereignistitel mit einem Pfeil versehen.
URL
Fügen Sie hier ggf. eine Web-Adresse ein. In der Kalendervorschau ist diese dann klickbar und wird beim Kalenderabgleich (Abonnieren bzw. Synchronisieren) in den Zielkalender übernommen.
Kurzbeschreibung
Hier können Sie wichtige Informationen zum Ereignis eingeben.
Kunde / Bereich / Job
Wählen Sie hier mittels Dropdown Menü aus, welchem Kunden, Bereich und Job das Ereignis zugeordnet werden soll. Diese Auswahl dient nur dazu Kollegen schnell darüber zu informieren, welchem Job das Ereignis angehört. Auf die Jobverwaltung hat diese Auswahl jedoch keine Auswirkungen.
Farben
Ordnen Sie hier dem Ereignis die Farben zu, mit der es im Kalender erscheinen soll. Wenn Sie keine Farbe wählen, wird das Ereignis farblich nicht hinterlegt. Das manuelle Zuordnen von Farben ist nur dann möglich, wenn keine Kategorien verwendet werden.
Kategorie
Die Vergabe von Farben für einzelne Ereignisse kann durch die Vergabe von Ereigniskategorien abgelöst werden. Legen Sie dazu Kal. Kategorien im Administrationsmodul an. Bei der Ereignisanlage brauchen Sie anschließend nur noch die passende Kategorie dem anzulegenden Ereignis zuordnen. Es wird anschließend ein Status und eine entsprechende Farbe vergeben. Wichtig:Um eine korrekte Darstellung von Ereignissen in synchronisierten Kalendern (vgl Kalender synchronisieren) sicherzustellen, können bei privaten Ereignissen keine Kalenderkategorien ausgewählt werden. In der Kategorieanlage steht Ihnen deshalb die automatische Zuordnung zu privaten Ereignissen nicht zur Verfügung.
Ressourcen
Hier können Ressourcen, wie beispielsweise Beamer, Meetingräume oder die Kaffeeküche, gebucht werden.
Sobald eine Ressource ausgewählt wird, prüft das System, ob die entsprechende Ressource für den gewählten Zeitraum verfügbar ist. So werden Doppelbuchungen verhindert.
Sollte eine Ressource, wie der Beamer, bereits einem anderen Ereignis zugeordnet sein, so kann diese nicht mehr ausgewählt werden. Neben der vergriffenen Ressourcen wird das Ereignis angezeigt für das die Ressource benötigt wird.
