Bevor Sie erstmals einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung für einen Kunden erstellen können, müssen die Einstellungen für die Agentur festgelegt werden. Dies geschieht indem oben im Jobselector im 1. Dropdown die "Agentur 999" ausgewählt wird (die anderen Dropdowns bleiben unausgewählt). So werden die agenturweiten Einstellungen definiert. Diese können in Folge für jede Ebene (Kunden/Bereich/Job) angepasst werden.
Wenn ein Job das erste Mal im Finanzmodul geöffnet wird, müssen die Einstellungen bestätigt oder ggf. geändert werden. Erst dann kann ein KV oder eine Rechnung angelegt werden. Grundsätzlich werden die Einstellungen von der Agenturebene "vererbt" (von der Agentur über Kunden und Bereiche bis zu den Jobs) und somit automatisch vorgeschlagen. Diese können dann ggf. geändert werden und sonst per Klick auf "Speichern" übernommen werden.
Folgende Tabelle zeigt die Parameter, die in den Einstellungen angepasst werden können:
Sprache
Die Sprache für die Dokumente kann hier gewählt werden.
Währung
Wählen Sie die gewünschte Währung. Basiswechselkurse können Sie im Modul 'Kontrolle' im Feld [Wechselkurse] eingeben. In Kostenvoranschlag und Rechnung werden diese Umrechnungskurse automatisch angezeigt und können dort flexibel angepasst werden. Folgende Formel wird der Wechselkursberechnung zu Grunde gelegt: Kurs * Agenturwährung = 1 Einheit Fremdwährung z.B.: 1.51 CHF = 1 EUR
Mehrwertsteuer
Geben Sie den Mehrwertsteuersatz, dem das Geschäft mit diesem Kunden unterliegt, ein.
Zahlungsfrist
Geben Sie die gewünschte Zahlungsfrist ein.
Bankverbindung
Geben Sie hier Ihre Bankverbindung an.
Budget
Aktivieren Sie hier die Checkbox <Budget> um den Job im Budgetreporting zu berücksichtigen.
Kostenvoranschlag
<Adressat> Wählen Sie <an Firma> aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der/die Kostenvoranschlag/Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wählen Sie hier die entsprechende Person aus der Liste aller im Adressmodul erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet sind, aus. <Sortierreihenfolge> * <Keine> völlig flexible Anordung (z.B. mit Zwischentiteln und Zwischensummen) * <Kostenart> nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, mit Kostenartensummen. * <Leistung/Kostenarten> weist Fremdleistungen zuerst und danach Agenturleistungen aus. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten gruppiert. <Kopf- und Fußzeile mitdrucken> Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie das Ihrem CD entsprechende Briefpapier mit dem/der KV/Rechnung mitdrucken wollen. Wollen Sie das Dokument jedoch auf Ihr Briefpapier aufdrucken, gehen Sie bitte sicher, dass diese Option nicht angehakt ist. <MWSt ausdrucken> Soll die MWSt auf dem KV extra ausgewiesen werden, so selektieren Sie diese Checkbox.
Rechnung und Bordeau
<Adressat> Ebenso wie in der Unterrubrik Kostenvoranschlag, wählen Sie hier <an Firma> aus, falls der Kostenvoranschlag/Rechnung an keinen bestimmten Ansprechpartner beim Kunden geht. Wird der/die Kostenvoranschlag/Rechnung direkt an eine Kontaktperson beim Kunden geschickt, wählen Sie hier die entsprechende Person aus der Liste aller im Adressmodul erfassten Personen, die dem Kunden zugeordnet. <Sortierreihenfolge> Wählen Sie <Kostenart> aus, um alle Leistungen nach der Sortierreihenfolge der Kostenarten, anzuordnen. <Leistung/Kostenarten> Weist Fremdleistungen zuerst und danach Agenturleistungen aus. Innerhalb der Leistungen wird nach Kostenarten sortiert. <Lieferadresse hinzufügen> Fügt eine Seite mit der Lieferadresse vor dem eigentlichen Dokument ein (jedoch muss die Adresse im Adressmodul als Lieferadresse erfasst sein) <Kopf- und Fußzeile mitdrucken> Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie das Ihrem CD entsprechende Briefpapier mit dem/der KV/Rechnung mitdrucken wollen. Drucken Sie das Dokument auf Ihr Briefpapier, so gehen Sie bitte sicher, dass diese Option nicht angehakt ist.
Verrechnungsart
In der TEAMBOX wird zwischen 3 unterschiedlichen Verrechnungsarten unterschieden: <Kunde erhält nur Agenturrechnungen> Der Kunde bekommt in diesem Fall keine Fremdrechnungen (beispielsweise Rechnungen für den Druck) zu Gesicht. Sie erhalten, bezahlen und erfassen diese als Out Of Pocket Rechnungen, die Sie dann bei der Agenturrechnungslegung, weiterverrechnen. <Kunde zahlt Fremdrechnungen direkt> Der Kunde bezahlt die Fremdrechnungen selbst; jedoch gehen die Fremdrechnungen zuerst an die Agentur und werden dort für die vollständige Budgetführung als Fremdrechnung in der TEAMBOX erfasst. <Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur> Die Agentur zahlt die Fremdrechnungen, bevor sie diese an den Kunden weiterverrechnet. Außerdem wird der Kunde über die Fremdrechnungen informiert und erhält diese, ebenso wie die Agenturrechnung.
Skonto
Zwei zusätzliche Felder in den Finanzeinstellungen bieten die Möglichkeit, Prozentsatz und Tage, für welche dieser Prozentsatz gültig ist, einzugeben. Wenn in diesen Feldern etwas ausgefüllt wurde, werden die Werte in die Rechnung übernommen und angezeigt. Es findet keine Berechnung statt, dies ist lediglich eine Textausgabe. Dies ist ein kostenpflichtiges Feature, bei Interesse wenden Sie sich bitte an: support@intevo.net
