Kostenvoranschlag erstellen Um einen Kostenvoranschlag zu erstellen, öffnen Sie im Modul 'Finanzen' die Funktion 'Voranschlag'. Wählen Sie das entsprechende <Budgetjahr> (standardmässig immer das aktuelle), <Kunde>, <Bereich>, <Job> aus und bestätigen Sie mit 'auswählen' den Job, für den der Kostenvoranschlag erstellt werden soll.
Bevor der erste Kostenvoranschlag erstellt werden kann, ist es notwendig die Finanzeinstellungen anzupassen bzw. jene, der Agentur zu übernehmen. Details dazu finden Sie in dem Kapitel "Einstellungen".
Nachdem die Einstellungen angelegt wurden, wählen Sie in der Menüleiste nochmals Voranschlag aus.
Es erscheint eine Liste mit den bereits erstellten Kostenvoranschlägen. Sie sehen hier immer die Versionsnummer, die KV Nummer, den Status, das Datum, Namen des Mitarbeiter der den KV erstellt hat und den Betrag exkl. MWSt auf einen Blick. Mittels Klick auf die Spaltenüberschriften können diese beliebig sortiert werden. Per Klick auf die Versionsnummer wird ein KV geöffnet.
Für das Anlegen neuer Kostenvoranschläge gibt es folgende Möglichkeiten:
neuer Kostenvoranschlag: es wird ein neuer, komplett leerer, Kostenvoranschlag geöffnet.
von Version: aus der ausgewählten Version wird ein neuer Kostenvoranschlag mit nächsthöherer Versionsnummer geöffnet.
von Vorlage: es wird ein Kostenvoranschlag aus der ausgewählten Vorlage geöffnet.
Vorlagen können frei definiert werden und machen dann Sinn, wenn häufig ähnliche KVs erstellt werden. Mehr zum Erstellen von Vorlagen finden Sie unter Vorlage
Ausserdem erlaubt die TEAMBOX mehrere Versionen eines Kostenvoranschlages zu speichern. Das ist vorallem, dann sinnvoll, wenn ein KV bevor er an den Kunden geht noch geändert werden soll. Um die Änderungen später auch noch nachvollziehen zu können und um nicht ständig mit dem KV von vorne anfangen zu müssen, bearbeiten Sie einfach eine vorhandene Version und speichern diese als die nächsthöhere Version ab. In diesem Beispiel existiert bereits eine erste Version, die Sie als Basis für Ihre Version zwei verwenden können.
Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, wählen Sie <neuer Kostenvoranschlag> und erhalten eine leere Eingabemaske.
Folgende Tabelle erklärt die einzelnen Funktionen und Felder, damit Sie diese auch Ihren Bedürfnissen entsprechend einsetzen können.
Version
Geben Sie hier eine Nummer oder einen Namen für den Kostenvoranschlag ein, um den Überblick über die unterschiedlichen Versionen zu behalten.
als Vorlage speichern
Benötigen Sie einen ähnlich aufgebauten Kostenvoranschlag mehrmals, speichern Sie diesen als Vorlage. Es stehen Ihnen hier folgende Optionen zur Verfügung: <nur für diesen Kunden> Wählen Sie diese Checkbox aus, wenn die Vorlage nur für diesen Kunden zur Verfügung stehen soll. [Bezeichnung] Bei der Bezeichnung können Sie für die Vorlage einen Namen vergeben. 'Speichern' Mit einem Klick auf Speichern, wird die Vorlage mit dem angegebenen Speichernamen übernommen. Bevor die Vorlage jedoch gespeichert werden kann, muss mindestens eine Position angelegt werden.
Nummer
Der Kostenvoranschlag wird automatisch mit einer Nummer versehen, sobald Sie ihn auf den Status 'definitv' gesetzt haben.
Name
Standardmässig wird die Bezeichnung "Kostenvoranschlag" vorausgewählt. Diese kann aber auch geändert werden.
Datum
Das aktuelle Datum wird vorgeschlagen. Dieses kann bei Bedarf angepasst werden.
Spezifikation
Geben Sie hier Daten ein, die für den Kunden relevant sind (bspw. eine Projekt- oder SAP-Nummer).
Empfänger
Firmenname und Adresse des Kunden werden angezeigt (falls angegeben auch der Zusatz). Sie können zusätzlich hier auch noch einen Ansprechpartner (aus den bereits erfassten Kontaktpersonen) auswählen. Soll der Kostenvoranschlag an eine andere Firma bzw. Adresse gehen, können die vorgeschlagenen Empfängerdaten auch überschrieben werden.
Beschreibung und Bemerkungen
In diesen beiden Textfeldern können Beschreibung und/oder eine zusätzliche Bemerkung für den Job eingegeben werden.
Kostenvoranschlagspositionen erstellen Der Positionenblock stellt das Herzstück, des Kostenvoranschlags dar. Hier können die einzelnen Leistungen aufgelistet und verrechnet werden.
Mittels Klick auf das grüne Plus-Icon in der Spalte 'Kostenart' wird eine neue Position angelegt. Innerhalb der Position kann mit der Tabulatortaste von einem Eingabefeld zum nächsten gewechselt werden und dabei die gewünschten Anpassungen vorgenommen werden.
'Kostenart' Wählen Sie aus dem Drop-Down Menü aus, zu welcher Kostenart die zu berechnende Leistung gehört.
'Text' Geben Sie hier für Ihre Kostenart eine detaillierte Beschreibung ein. Bitte beachten Sie jedoch, dass dies nur möglich ist, wenn Sie sich bei der Anschaffung der TEAMBOX für die Funktion "Tarife/Kalkulation" entschieden haben.
'Berechnung' Mit Hilfe der Zeit- und Materialsätze können Preise für einzelne Produkte/Leistungen einfach berechnet werden.
'Kalkulation' Per Klick in der Spalte Berechnung auf den Link "berechnen" erscheint die Eingabemaske, die es erlaubt die gewünschte Menge und den dazugehörigen Tarif auszuwählen. Ist für diese Kostenart nur ein Tarif vorhanden, so wird dieser automatisch ausgewählt. Mittels aktivierter Checkbox "Positionstext erstellen" wird dieser generiert.
'Prozentsatz' Über diesen Reiter können Prozentaufschläge bzw. Prozentabschläge/Rabatte (Eingabe mit negativem Vorzeichen) berechnet werden.
'Betrag' Geben Sie hier den Betrag ein (sofern Sie diesen nicht mittels <Kalkulation> oder <Prozentsatz> berechnet haben).
'Kosten'
Rechts vom Betrag haben Sie für jede Positionszeile folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
Eingabe bestätigen
zur Bestätigung Ihrer Eingabe und zum Hinzufügen einer weiteren Position
zum Verwerfen der letzten Positionsänderung (die Zeile bleibt bestehen)
zum Löschen der Position (die Zeile wird gelöscht)
bei gedrückter linker Maustaste können Sie die Zeile frei nach oben oder unten verschieben und so die Anordnung anpassen
Mehrere Positionen bearbeiten und ein-/ausklappen
Bei KVs und Rechnungen können durch Aktivierung der Checkbox vor den gewünschten Positionen, mehrere Positionen gemeinsam bearbeitet werden ( z.B.: Duplizieren, Löschen, Verschieben).
Hierzu links die jeweilige Checkbox für den gewünschten Positionen aktivieren.
Mit dem Symbol werden die selektierten Positionen kopiert.
Mit dem Symbol die selektierten Positionen gelöscht werden.
Mit dem Symbol können die selektierten Positionen rauf- oder runtergeschoben werden.
Mit dem Plus- und Minussymbol neben der Spalte "Text", können Positionen ein- und ausgeklappt werden.
Anzeige des kalkulierten Deckungsbeitrags
in jeder Position können dem berechneten Preis auch die kalkulierten Kosten und der voraussichtliche Deckungsbeitrag (DB) gegenübergestellt werden
Kosten können auch in einer abweichenden Währung erfasst werden
Über die Berechtigung 'kalkulierte Kosten anzeigen' kann in der Administration festgelegt werden, wer die kallkulierten Kosten und den kalkulierten DB im Controlling auswerten darf
Mehrstufige Kalkulation
Bei Berechnung einer Position nach Tarif, gibt es die Mo?glichkeit die Menge aus mehreren Einheiten zu berechnen. Durch [+] ko?nnen beliebig viele Mengen mit Einheiten dazu genommen werden. Im Autotext der Position werden die Untereinheiten mit ausgegeben (zB.: zusa?tzlich „(3 Stunden à 1 Tag)“).
Dies ist ein zusätzliches Feature der TEAMBOX, bei Interesse wenden Sie sich bitte an support@intevo.net.
Zuordnungsmöglichkeit von Fremdleistungen
Fremdleistungen können in Fremdrechnungen (FR) oder Out Of Pocket Rechnungen (OOP) unterschieden werden.
Diese ist nur für die beiden Verrechnungsarten 'Kunde zahlt Fremdrechnung direkt' und 'Kunde zahlt Fremdrechnungen über Agentur' relevant - bei der Verrechnungsart 'Kunde erhält nur Agenturrechnungen' gibt es diese Unterscheidung nicht, da Fremdleistungen immer dem Typ 'OOP' zugeordnet werden.
In die Agenturrechnung können nur jene Positionen übernommen werden, die entweder als Agenturleistung (AL) gekennzeichnet sind oder als Fremdleistung 'OOP'.
Zusammenfassung
Im KV wird unterhalb der Positionen AL/FL, Kostenart, und die Summe der verwendeten Tarife angezeigt. In jeder Tabelle wird zusätzlich der Prozentsatz des Deckungsbeitrags angezeigt.
Funktionsleiste Während der Bearbeitung des Kostenvoranschlags steht Ihnen unten folgende Funktionsleiste zur Verfügung.
'Anlegen' Speichert die Eingaben und aktualisiert den KV.
'Zurücksetzen' Alle Einträge werden wieder auf den Stand der letzten Speicherung (durch <Anlegen> oder <Ändern>) zurückgesetzt.
'Sortieren' Wenn mehrere Positionen angelegt wurden, können diese mit dieser Funktion so sortiert werden, wie es im Menüpunkt 'Einstellungen' festgelegt wurde. Es werden hier immer die Agenturleistungen vor die Fremdleistungen gereiht und anschliessend nach Kostenarten gruppiert.
Wurde beim Erstellen eine spezielle Sortierreihenfolge gewählt, die beibehalten werden soll, ist das Sortieren nicht notwendig. Weiters werden Honorare grundsätzlich hinter alle anderen Positionen gereiht. Das Honorar steht also nicht mehr direkt unter der Position auf die es sich bezieht. Geben Sie daher eine Bezeichnung in das Textfeld ein, die diesen Bezug wieder herstellt oder reihen Sie die Positionen einfach händisch indem Sie mithilfe der Pfeiltasten die Zeile verschieben.
Nachdem der KV angelegt wurde, stehen zusätzliche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
'Speichern' Speichert die Eingaben und aktualisiert den KV.
'Zurücksetzen' Alle Einträge werden wieder auf den Stand der letzten Speicherung zurückgesetzt.
'Löschen' Der Kostenvoranschlag wird gelöscht.
('Bestätigen' Falls Sie das Feature 'Bestätigen' nutzen, erfahren Sie bei diesem Artikel 'Agenturrechnung bzw. KV bestätigen/ablehnen' mehr dazu. Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Artikel zwar um das Bestätigen einer Agenturrechnung handelt, aber der Workflow bei einem Kostenvoranschlag exakt gleich ist.)
'Definitiv+PDF' Ist der letzte Schritt, der erst durchgeführt wird, wenn der KV korrekt erfasst wurde. Bei Klick auf 'Definitiv+PDF' wird erneut gefragt, ob Kopf- und Fusszeile mitgedruckt werden soll. Mit der Bestätigung durch 'OK' erhält der KV eine Nummer, und wird als PDF generiert. Gleichzeitig ändert sich auch der Status. Der KV ist nun fix angelegt und kann per Post oder direkt per E-Mail an den Kunden geschickt werden.
'PDF' Es wird ein PDF generiert, um den KV ansehen zu können. Der KV kann gegebenenfalls nochmals bearbeitet werden.
'E-Mail' Es besteht auch die Möglichkeit das PDF direkt aus dem Finanzmodul zu versenden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Artikel Mailversand.
'Sortieren' Sortiert die Positionen nach Agentur- und Fremdleistungen sowie Kostenarten.
'Kopieren' Es wird eine Kopie des vorliegenden KVs erstellt. Diese Funktion ist bei Kostenvoranschlägen, die in gleicher oder ähnlicher Form immer wieder vorkommen besonders hilfreich.
Symbol werden die selektierten Positionen kopiert.
