Die Erfassung eines Mitarbeiters kann entweder über die Adresserfassung oder über das Modul 'Mitarbeiter' gestartet werden. Zu beachten ist, dass es von den gesetzten Berechtigungen abhängt, ob Mitarbeiter erfasst und die Daten geändert werden dürfen (Siehe Berechtigungen).
Im Modul Adressen unter "Neue Person" den Namen des Mitarbeiters eingeben und beim Status im DropDown-Menü 'Mitarbeiter' auswählen.
Mittels Klick auf <Suchen> kann überprüft werden, ob die TEAMBOX in den Adressen einen oder mehrere ähnliche Kontaktdaten findet. Dies soll verhindern, dass Kontaktdaten mehrfach erfasst werden (Dublettenkontrolle). Sollte der Kontakt tatsächlich schon bestehen, kann dieser direkt angewählt und bearbeitet werden. Wenn nicht, einfach die Eingabe mit <Neu> bestätigen.
Anschliessend können die Mitarbeiterdetails erfasst werden und mit <Anlegen> bestätigt werden.
Mit einem Klick auf "Bearbeiten" links oben neben Mitarbeiter erscheint folgendes Bearbeitungsfenster:
Kürzel: Für den Mitarbeiter muss ein Kürzel vergeben werden - dieses ist gleichzeitig der Username für den Login
Berechtigungen: Diese können erst nach dem <Anlegen> des Mitarbeiters in einem zweiten Schritt vergeben werden (weiter unten).
Stundensatz: Hier soll festgelegt werden, mit welchem Stundenansatz intern für den Mitarbeiter gerechnet wird (Kosten). Ausserdem kann hier ein externer Stundensatz angegeben werden. Ein externer Stundensatz ist jener Satz der beim Kunden für die Arbeit dieses Mitarbeiters pro Stunde erzielt werden soll (Preis). Wird der Ansatz geändert so hat diese Änderung keinen Einfluss auf die Vergangenheit, sondern gilt ab dem Zeitpunkt der Änderung.
Abteilung: Bei der Abteilung handelt es sich um ein Pflichtfeld. Über das Dropdown-Menü ist es möglich dem Mitarbeiter einer Abteilung zuzuweisen, da diese für Auswertungen/Einstellungen zwingend notwendig ist.
Offdays: Wenn es sich um einen Teilzeitmitarbeiter handelt, kann hier durch Selektion der entsprechenden Checkbox erfasst werden, wann der Mitarbeiter nicht im Büro ist.
Die History oben rechts, zeigt welche Offdayregelung aktuell gültig ist.
In diesem Beispiel sind für Tom Schilling die Offdays bis zum 01.05.2016 von Montag und Donnerstag jeweils am Vormittag gesetzt, am Dienstag am Nachmittag. Ab 01.05.2016 betreffen die Offdays den Dienstag- und Donnerstagnachmittag und den Montagvormittag.
Einfach durch Aktivierung der jeweiligen Checkboxen jene Vor- bzw. Nachmittagen auswählen an denen der Mitarbeiter nicht im Büro. Das aktuelle Datum unterhalb anpassen, wenn die Offday-Anpassung ab einem früheren bzw. späteren Tag gültig sein soll.
Die Offdays können auch nach der Adresserfassung des Mitarbeiters hinterlegt werden. Zu beachten hierbei ist, dass diese nur bis zu dem letzten Gültigkeitsdatum (bei diesem Beispiel wäre das der 15.06.2013) bearbeitet werden können. Ausserdem müssen für die Monate, bei denen die Offdays rückwirkend erstellt werden, die Abschlusstage erneuert werden.
Arbeitszeit: Die Arbeitszeit eines Vollzeitmitarbeiters beträgt 100%. Sollten Offdays eingegeben werden, wird diese automatisch prozentuell angepasst.
Eintrittsdatum: Dieses muss bei der Anlage des Mitarbeiters unbedingt eingegeben werden, da dieser sich sonst nicht einloggen und somit keine Arbeitszeiten erfassen kann. Ausserdem ist das Eintrittsdatum für die Berechnung des Urlaubsanspruches notwendig.
Austrittsdatum: Wird für einen Mitarbeiter (z. B. befristeter Arbeitsvertrag, auflösung Dienstverhältnis) neben einem Eintrittsdatum auch ein Austrittsdatum erfasst, so wird der Mitarbeiter nach dem Austrittsdatum weiterhin als Kontaktperson in der TEAMBOX angezeigt, es besteht jedoch keine Verbindung mehr zur eigenen Agentur und die Person bleibt als einzelner Kontakt in der TEAMBOX. Der Mitarbeiter kann sich dann auch nicht mehr einloggen. Das heißt, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt, dann einfach nur ein Austrittsdatum setzen.
Sonstiges
Abschlusskontrolle: Wenn der Mitarbeiter seine Arbeitszeit erfassen soll, ist die Aktivierung der "Abschlusskontrolle" empfehlenswert. Dadurch ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter laufend an nicht abgeschlossene Arbeitstage erinnert wird (siehe dazu auch Arbeitszeit erfassen).
Ferien nicht anzeigen: Bei Aktivierung dieser Checkbox erscheint der Mitarbeiter nicht in der "Abwesenheitsliste" (zu finden unter "MITARBEITER").
Nach Bestätigung der Eingaben ist der Mitarbeiter angelegt und es erscheint folgende Datenansicht. Es kann nun mittels Klick auf "AGENTUR" in die Firmensicht des Unternehmens gewechselt werden und so die Mitarbeiterliste sehen.
Zuerst wollen wir jedoch die Berechtigungen des eben angelegten Mitarbeiters anpassen und für diesen auch ein Passwort zum Login vergeben.
Oben neben "Mitarbeiter" auf "Bearbeiten" klicken, dadurch erscheint wieder die Detailansicht des Mitarbeiters. Im Unterschied zu vorher kann nun aber auch "Berechtigungen" bearbeitet werden.
Berechtigung
Neben "Berechtigung" auf "Bearbeiten" klicken, damit erscheint folgendes Fenster.
Rollen: Je nach Setup der TEAMBOX, das gemeinsam mit den Entscheidungsträgern des Unternehmens definiert wurde, können hier auch wesentlich mehr bzw. anders benannte Rollen aufscheinen. Die Berechtigungen dieser Rollen wurden ebenfalls in der Setup-Phase definiert. Durch Selektion der Checkbox wird das gewünschte Benutzerprofil gewählt. Wird hier keine Rolle zugewiesen, wird automatisch die Rolle mit der geringsten Berechtigungsstufe, nämlich jene der Spalte "alle" unter Berechtigungen, vergeben.
neues Passwort: Hier wird das Login-Passwort für den Mitarbeitenden vergeben. Hier kann das Passwort ggf. auch wieder geändert werden. Zu beachten ist, dass das Passwort aus max. 20 Zeichen bestehen darf.
Die Eingaben mit <Speichern> bestätigen.
Hier kann ein Foto des Mitarbeitenden hochgeladen werden. Näheres dazu befindet sich im Artikel Dateiupload.
Kontaktperson zu Mitarbeiter machen
Es kann eine bestehende Kontaktperson zu einem Mitarbeiter umgewandelt werden. Dazu mit einem Klick auf "Neue Person" starten, dort den Nachnamen der Person eingeben und im Dropdown "Mitarbeiter" auswählen. Dann auf "Suchen" klicken. Rechts erscheint eine Liste der Treffer. Hier die gewünschte, bereits bestehende Kontaktperson, mittels Klick auf den blau unterstrichenen Namen, auswählen. Automatisch erscheint die Eingabemaske "Mitarbeiter bearbeiten" und hier kann nun die Erfassung der Mitarbeiterdaten auf gewohnte Art und Weise abgeschlossen werden.
Hier kann ein Foto des Mitarbeitenden hochgeladen werden. Näheres dazu befindet sich im Artikel 
